SULUHRIAU, Pekanbaru- Dinas Pendidikan (Disdik) Pekanbaru meluncurkan program sistim pengelolaan tata naskah dinas melalui sistim informasi menejemen surat (Simas), Senin (8/10/2018) sore.

Louncing Simas ini langsung dilakukan Kadisdik Pekanbaru Abdul Jamal didampingi Sekdis Muzailis dan Kasubbag Umum dan Kepegawaian Disdik Pekanbaru Irpan Maidelis.

Usai louncing Simas, Abdul Jamal mengatakan, cara ini dalam mewujdukan layanan prima kepada ASN dan masyarakat. Ini juga sejalan dengan visi Kota Pekanbaru Smart City dan Smart Madani.

Dikatakan, dengan diluncurkan Simas ini juga akan terjadi pengelolaan surat yang baik, dimana setiap masuk akan mudah dikortol sudah sampai dimana prosesnya. Sehingga tidak berulang-ulang ASN atau masyarakat menanyanya, karena muda dicek melaui sistim ini.
 
"Ini adalah suatu sistim pengelolaan melalui elektronik, dari sistim pengelolaan menejemen surat ini file atau dokumen bisa diarsipkan secara rapi," ungkapnya.

Dijelaskannya juga, melalui simas pengambilan nomor surat baik surat masuk maupun surat keluar tidak ada lagi tumpang tindih antara bidang yang satu dengan bidang lain. Selain itu menurut sifat surat, ada yang amat penting atau segera, penting dan surat biasa.

"Jadi kalau surat amat segera itu harus diselesaikan 1 x 24 jam," tegas Abdul Jamal.
 
Ia mencontohkan, Kepala Dinas atau Sekretaris tidak berada di tempat. Itu bisa diselesaikan tepat waktu sesuai sifat surat dan peraturan yang berlaku.
 
Sementara itu, Irpan menambahkan, dengan sistim inimasyarakat bisa mengakses perkembangan setiap surat yang mereka kirimkan ke Disdik Pekanbaru.
 
"Tidak harus masyarakat itu datang sampai berkali kali kesini. Mereka bisà mengakses posisi suratnya melalui website Disdik Pekanbaru di www.disdikpku.go.id. Masyarakat memasukkan surat langsung diberikan semacam print out. Dan mereka bisa buka melalui android di rumah apakah masih proses atau sudah selesai diprosesnya.
 
Sebagai sarana pendukung program tersebut, sudah menyiapkan sejumlah perangkat. Seperti operator, komputer, printer, scan. Nantinya setelah surat di disposisi oleh Kadis atau Sekretaris, maka ajudan Kadis langsung memprintnya disana.
 
"Biasanya kan gini, surat masuk kesini nanti kalau naik ke Kepegawaian naik lagi ke Sekretaris dan naik lagi ke Kadis, nanti turun lagi ke umum. Ini kan memakan waktu yang tidak sedikit. Jadi melalui sistim elektronik ini setiap surat langsung terarsip datanya" terangnya. [chr]